Description de l’activité
- Réception des documents :
Les documents papier ou fichiers numériques sont récupérés auprès des clients.
Les consignes spécifiques de traitement sont définies (classement, indexation, confidentialité).
- Numérisation :
Utilisation de scanners professionnels pour convertir les documents papier en fichiers numériques.
Gestion des formats standards (PDF, JPEG, etc.) selon les besoins du client.
- Traitement et indexation :
Classement des documents par catégories, dates, thématiques, etc.
Ajout de métadonnées pour faciliter la recherche et l’organisation.
Option de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour rendre les fichiers consultables et modifiables.
- Archivage électronique :
Stockage sécurisé des documents numériques sur des supports ou plateformes adaptés.
Mise en place de solutions d’accès en ligne ou de sauvegarde selon les normes de sécurité.
- Destruction des originaux (si demandé) :
Gestion de la destruction sécurisée et écologique des documents papier, une fois la numérisation validée.
Exemples de prestations réalisées :
- Numérisation et archivage des dossiers RH ou financiers d’une entreprise.
- Traitement et classement de documents administratifs pour une collectivité.
- Gestion des archives papier d’une association, avec conversion en format numérique.
- Organisation et mise à disposition d’une base documentaire accessible en ligne.
Avantages pour les entreprises partenaires :
- Gain de place et optimisation : Transformation des archives physiques en fichiers numériques, réduisant les besoins de stockage.
- Recherche simplifiée : Documents rapidement accessibles grâce à l’indexation et aux outils de GED.
- Conformité légale : Respect des normes de conservation et de confidentialité des données.
- Responsabilité sociale : En travaillant avec un ESAT, l’entreprise valorise son engagement pour l’inclusion et la diversité.
La GED en ESAT est une solution à la fois moderne et inclusive, permettant aux entreprises de gagner en efficacité tout en soutenant une démarche responsable et humaine.
